Quels usages pour OneDrive et SharePoint ?

Ils sont devenus des outils dont tout le monde a entendu parlé, presque tous les utilisateurs professionnels des suites Microsoft "Office" en disposent, et pourtant, on a tendance à mal discerner les nuances de leurs usages respectifs.
Le sujet mérite un tour d'horizon !

OneDrive : votre espace de stockage personnel

Il est idéal pour stocker, et ensuite partager vos fichiers personnels, individuels : on pourrait faire un parallèle avec un support de stockage USB, à la mode "Cloud"
On peut donc citer d'autres usages bien utiles hérités du nuage !
une accessibilité facilitée à vos fichiers depuis n'importe quel appareil, n'importe où, ce qui permet une continuité d'activité ;
le partage des données est sécurisé : on peut appliquer des autorisations d'accès à ses collaborateurs, par exemple en générant des liens protégés par mot de passe ;
une synchronisation en "temps réel" : les modifications apportées depuis un appareil sont immédiatement enregistrées, et donc visibles sur les autres. Pratique pour les annotations et les idées qui arrivent sur un coup de tête !
C'est donc le compagnon de l'utilisateur dans la gestion de ses documents propres, ses versions de mise à jour avant publication, ses notes...

SharePoint : l'espace collaboratif de votre équipe

Il agit plutôt comme un espace centralisé pour les documents qui rassemblent vos équipes, avec des documents utiles à l'ensemble des équipes ou des utilisateurs d'une organisation (même si bien entendu, des droits spécifiques peuvent être définis pour toutes les actions possibles sur les documents partagés). Le mot-clé : espace collaboratif !
Vous pouvez créer, modifier et organiser des documents en collaboration avec vos collègues, en assurant un contrôle total sur les versions et les autorisations ; et même éditer à plusieurs et simultanément le même fichier. Qui n'a jamais été confronté au fameux "fichier en lecture seule" sur le réseau d'entreprise, déjà ouvert par un collègue 3 bureaux plus loin ? Avec SharePoint, c'est de l'histoire ancienne !
SharePoint offre une sécurité avancée, y compris des autorisations granulaires, la protection contre la perte de données et la détection des menaces. Il est ainsi possible de "remonter" le temps pour retrouver des données modifiées par un utilisateur, et retrouver le fichier d'origine. Pratique pour parer aux inattentions.

Donc, ce que je stocke dans OneDrive et dans SharePoint, c'est en sécurité ?

Oui et non.
Comme nous l'avons vu dans un autre article, l'utilisateurs (son organisation) est responsable des données ; là ou le fournisseur d'accès Microsoft est responsable de la disponibilité de celle-ci (dit autrement, du fonctionnement des outils).
Il ne s'agit donc pas d'une "sauvegarde" au sens informatique du terme.
Néanmoins, et c'est ce que nous préconisons chez ProximIT, il est tout à fait possible de sauvegarder, dans les règles de l'Art, les données de OneDrive et de SharePoint. Et ainsi, de les retrouver en cas d'incident.

Nous rencontrons très régulièrement des structures qui souhaitent profiter de ces solutions collaboratives, et nous sommes ravis de les accompagner de la définition de leurs besoins jusqu'à la mise en place de leurs nouveaux outils de collaboration.
Et vous, cher/chère lecteur/lectrice, avez-vous sauté le pas vers ces nouvelles méthodes ?

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